por Nacho Ferrer | Feb 27, 2017 | Auditoría tecnológica
La innovación tecnológica proporciona importantes ventajas competitivas a las empresas. Un programa adecuado, una red bien dimensionada, la adaptación de nuevos sistemas de comunicaciones o de eficiencia energética, virtualización de servidores, protección de datos, no sólo reducen los costes de tu empresa y mejoran la satisfacción del personal, clientes o proveedores, también aumentan la velocidad para estar en el mercado y la calidad de tus productos o servicios.
Aspectos básicos a analizar en una auditoría tecnológica
Dependiendo del tipo de actividad y de sector de tu empresa, es importante no dejar de lado ningún aspecto que te permita auditar absolutamente toda la tecnología de la que dispones:
- Hardware: es el patrimonio tecnológico más claro y significativo. Pon a examen todos los dispositivos informáticos, maquinaria de producción y otras tecnologías físicas que formen parte de la infraestructura tecnológica de la empresa.
- Software utilizado en la empresa: debes analizar todo el software que utilizs en tu empresa, desde el software más básico de los sistemas informáticos, hasta el software de contabilidad, CRM de clientes, etc. Además, no te olvides de tu software local y en la nube, si corresponde, para luego determinar si debes hacer algún cambio en el futuro.
- Tecnologías de comunicación y movilidad: analiza los procesos de comunicación y movilidad de la empresa. Ten presentes también los dispositivos fijos y móviles de telefonía, el software de comunicación que utilizas (aplicaciones de mensajería, videollamada, etc.) y los procesos comunicativos establecidos para utilizar estas tecnologías.
- Jerarquización de la información: otro elemento relacionado con la tecnología es la manera en la que has introducido y clasificado la información y archivos informáticos en la red (bases de datos, documentos confidenciales, documentos corporativos fiscales y contables, archivos de texto, sonidos, imagen, etc.). La clasificación influye en el funcionamiento de muchos procesos del día a día, y su ubicación tiene también mucho que ver con la seguridad de todos los datos.
- Seguridad: la seguridad de todos los sistemas informáticos y los servicios de cloud computing es cada vez más importante. Analiza tu tecnología de seguridad: antivirus, protocolos, permisos y accesos, contraseñas, mecanismos ante un ciberataque, etc.
por Nacho Ferrer | Feb 27, 2017 | Auditoría tecnológica
Lo cierto es que, para que una auditoría tecnológica sea lo más rica y completa posible, cuantas más personas intervengan en el análisis, de forma planificada y estructurada, mejores serán los resultados. Este es un aspecto que también es diferenciador respecto a las auditorías empresariales tradicionales, en las que principalmente participaban los cargos ejecutivos y la gerencia y contabilidad.
Las PYMES pueden generar procesos participativos en los que altos cargos, cargos intermedios y el resto del personal aporten su grano de arena para analizar toda la tecnología de la empresa.
El CEO y el CTO tienen un papel importante y son las personas que dirigen el proceso. A ello habrá que unir un conjunto de expertos que pueda detallar el patrimonio tecnológico de la empresa y observar todo lo que sería necesario analizar.
En este punto es importante que valores la posibilidad de incorporar a tu auditoría a expertos externos en este tipo de servicios, principalmente debido a dos motivos:
- Es importante contar con una visión externa que pueda detectar, desde fuera, necesidades que quizá solo con una auditoría interna no identificarías.
- No puedes parar la actividad de toda tu empresa para realizar una auditoría, ya que la productividad debe mantenerse lo más alta posible para que el análisis no afecte al conjunto del negocio.
Por esta razón, existen empresas de consultores y auditores de tecnología que pueden ayudarte a examinar y reconducir la estrategia tecnológica de tu empresa.
por Nacho Ferrer | Feb 24, 2017 | Auditoría tecnológica
La auditoría como herramienta en los sistemas de gestión viene utilizándose desde principios del siglo XIX. Actualmente se usa para evaluar, tanto internamente como por terceros, el sistema de gestión de una empresa.
La prevención es clave para gestionar correctamente una empresa. Su uso es imprescindible para poder detectar inconformidades en los sistemas que llevan a realizar las acciones correspondientes con el fin de cumplir tus objetivos empresariales. En términos general, existen tres clases de auditorías dependiendo de los audotires:
- Auditoría interna de primera parte: Esta auditoría se realiza por la propia empresa a sus sistemas y procedimientos. Es la más importante de todas, ya que requiere que la empresa revise su propio sistema, sus procedimientos y actividades para verificar si estas son adecuadas y si están cumpliendo los objetivos.
- AUDITORÍA EXTERNA DE SEGUNDA PARTE
Esta auditoría es llevada a cabo por la empresa a sus proveedores y subcontratistas. Su objetivo es determinar la adecuación de ambos y evaluar su desempeño.
- AUDITORÍA EXTERNA DE TERCERA PARTE
Una organización comercial e independiente de la empresa, de sus proveedores y de sus clientes realiza esta evaluación. El objetivo es determinar que el sistema de calidad de la empresa ha sido documentado e implementado siguiendo las normas.
TIPOS DE AUDITORÍAS PARA PYMES
Auditoría financiera
Diseñada para verificar la corrección de las declaraciones contables y que estén preparadas de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y congruentemente aplicados. Realizada por auditores internos y externos.
Auditoría de operaciones
Utilizada para revisar y evaluar la eficiencia y economía de los métodos y procedimientos de la organización. Realizada por auditores internos, externos, de operaciones y asesores.
Auditoría administrativa
Tiene que ver con la evaluación de la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización.
Auditoría de funcionamiento
Usada para determinar la calidad del más alto equipo administrativo y que toma decisiones clave en la organización, así como la calidad de su cooperación para el logro de los objetivos de la organización. Es realizada por miembros del Consejo de Directores.
Auditoría social
Dedicada no sólo a informar de la participación de la organización en actividades socialmente orientadas, sino también a determinar si alcanzó sus objetivos por actividad. Realizada por ejecutivos de alto nivel y asesores internos y externos de la gerencia.
Auditoría tecnológica
La auditoría tecnológica es una evaluación de las cacapcidades, los procedimientos y los reglamentos actuales. En otras palabras, es la identificación de las fortalezas y de las debilidades de la empresa llevadas a cabo en base a la evaluación de los recuros humanos, la infraestructura y los conocimientos básicos de la empresa.
por Nacho Ferrer | Feb 24, 2017 | Auditoría tecnológica
Todas las técnicas de diagnóstico, como las auditorías, deben ir seguidas de acciones. Se deben encontrar soluciones adecuadas para los problemas que han sido identificados. Más tarde, se han de diseñar y poner en práctica estrategias para explotar las oportunidades de innovación, como realizar un seguimiento de las auditorías.
Si no estás familiarizado con la auditoría tecnológica o si quieres mejorar, aprender y rectificar tus sesiones, debes procurar evitar a toda costa los siguientes errores a la hora de realizar una:
- El uso de cualquiera de estas técnicas como labor administrativa, aislada de los beneficios percibidos y de la información para todos los individuos y equipos.
- Realizar las auditorías sólo para producir un informe para el archivo.
- Realizar auditorías como medio para culpar a otras partes y no actuar de forma constructiva en un esfuerzo de equipo hacia la consecución de una mejora en los resultados.
Las tendencias tecnológicas y empresariales son tan dinámicas que si la información recogida en las auditorías no se utiliza rápidamente, no tardará en desfasarse. Una manera de resolver este problema es empleando sistemas de información, tales como bases de datos e intranets, pues pueden ser operados en tiempo real.
En lugar de una auditoría que resulta relativamente estática, algunas empresas pueden elegir convertirse en empresas que aprenden. Esta forma de plantear la gestión puede combinarse con un sistema de información a través de intranets que permita compartir información vital sobre la tecnología entre los empleados. Este sistema sería una auditoría dinámica, pero debe diseñarse con mucho cuidado para promover un uso continuo y activo.
Al principio, quizá sea mejor recoger cierto volumen de información para introducir un sistema de respuesta rápida que pueda evolucionar. Las necesidades de tu empresa de realizar auditorías evolucionarán. En lugar de diseñar un exhaustivo y complejo sistema que fracase por las razones antes citadas, es mejor diseñar un sistema sencillo que procese y disemine la información con rapidez una vez haya sido recogida. Mejor aún sería que la información se pudiese recoger de tal forma que no constituyera una carga administrativa.
Las auditorías tecnológicas miden el nivel de preparación de una empresa para pasar al siguiente paso: la innovación. Si es posible que una auditoría indique una necesidad de innovación debido a una debilidad estructural, o porque el resultado de ciertos departamentos es deficiente, entonces podría resultar contraproducente realizarla, ya que podría enfrentarse a una gran resistencia al cambio. Antes de realizarla, deberías tomar otras decisiones y llevar a cabo ciertas acciones para preparar tu empresa y eliminar el miedo a una posible reestructuración. Esto puede incluir benchmarking, visitas de o a otras empresas, talleres con directores no ejecutivos, talleres de enlace con los clientes, etc.
por Nacho Ferrer | Feb 23, 2017 | Auditoría tecnológica
Los procesos de seguimiento, monitorización y optimización son necesarios en una PYME. En cuanto a la tecnología, es necesario realizar auditorías tecnológicas que permitan mantener un buen nivel tecnológico y estar a la altura de la competencia.
Al gestionar un negocio se requieren perspectivas a medio y largo plazo y, por lo tanto, la capacidad de analizar la situación actual, buscar soluciones e implementarlos para ver las mejoras. Este proceso se realiza mediante auditorías tecnológicas, una especia de examen de los procesos y las actividades que se llevan a cabo una empresa. Estamos hablando de analizar los procesos de tu empresa para saber si estás haciendo bien las cosas y cómo ebes proseguir.
Algunos síntomas que indican que tu empresa necesita una auditoría tecnológica son los siguientes:
a) Descoordinación y desorganización
A veces, los objetivos de la informática de la empresa y de la propia empresa no coinciden. Esto es un claro síntoma de la necesidad de una auditoría tecnológica. Otro síntoma radica en el hecho de que los estándares de producción se desvíen de los promedios alcanzados habitualmente.
b) Insatisfacción de los clientes
Uno de los primeros síntomas es la constatación de que no se están atendiendo las peticiones de cambios de los usuarios. Asimismo, es útil realizar una auditoría cuando se detecta un incumplimiento de los plazos de entrega de los productos o servicios o cuando no se reparan las averías ni se resuelven las incidencias en plazos razonables.
c) Debilidades financieras
Estos síntomas se refieren a la constatación de un incremento desmesurado de los costes, de la necesidad de justificar las inversiones informáticas y de importantes desviaciones presupuestarias.
Pero ¿por qué es tan importante para tu negocio?
Este tipo de auditorías reporta todo tipo de beneficios a la empresa. Al finalizar, dispondrás de la información y los elementos necesarios para realizar mejoras en tu negocio:
Estado actual
Dar a conocer en qué situación se encuentra tu empresa,
Tecnología adecuada
Gracias al análisis y a la clasificación de las tecnologías de la empresa, sabrás si son las adecuadas para tu plan de negocio. A veces, la elección de un software, hardware u otro elemento tecnológico inadecuado reduce las posibilidades del proyecto, de los procesos o del producto final.
Tecnología
La adquisición de tecnologías renovadas te permitirá contar con un patrimonio tecnológico de más valor y, además, podrás minimizar el gasto al vender las tecnologías anteriores.
Innovaciones
Te enterarás de qué tecnologías son las más avanzadas en modelos de negocio como el tuyo al analizar tu competencia y los creadores de estas tecnologías. Así pues, podrás elegir nuevas tecnologías para sustituir las actuales y, por consiguiente, generar más oportunidades en el mercado.
Estrategia adecuada
Las auditorías tecnológicas ofrecen nuevas orientaciones a tu estrategia. La inversión en innovación te brindará nuevas oportunidades en el mercado que harán que te replantees aspectos de tu estrategia empresarial.
Nuevos perfiles profesionales
Con una buena planificación, la auditoría puede dar como resultado la mejora del patrimonio tecnológico pero también humano, contribuyendo todo a contar con una empresa más sólida, más especializada y con más recorrido. Además, contar con mejor tecnología puede crear nuevas alianzas de colaboración con otras empresas del sector.
Una vez realizado todo el proceso, debes analizar toda la información y plantear mejoras que lleven a mejorar la situación de tu tecnología. Asegúrate de realizar un análisis intenso y de que participan todos los actores internos y externos necesarios para transformar los resultados en innovación y tecnología mejorada.
Si bien las mejoras conllevarán una inversión en los diferentes componentes tecnológicos de la empresa, al final tu empresa estará mejor preparada y tendrá más posibilidades de mercado, más solidez en el sector y, además, contará con un equipo profesional más especializado.
por Nacho Ferrer | Feb 16, 2017 | Auditoría tecnológica
¿Quieres saber si tu infraestructura informática está obsoleta? ¿O por qué tu página web no recibe visitas? Entonces necesitas una auditoría tecnológica.
¿Qué es una auditoría tecnológica?
Tradicionalmente, las auditorías se orientaban hacia aspectos financieros, concentrándose en la corrección de los riesgos contables y en lo adecuado de las actividades especificadas en dichos registros. Sin embargo, esto ha ido cambiando a lo largo de los años. Ahora responde a una demanda de mayor información útil que no se puede encontrar tan sólo en los estados financieros.
La auditoría tecnológica es una evaluación de las cacapcidades, los procedimientos y los reglamentos actuales. En otras palabras, es la identificación de las fortalezas y de las debilidades de la empresa llevadas a cabo en base a la evaluación de los recuros humanos, la infraestructura y los conocimientos básicos de la empresa. El principal objetivo es conseguir que el patrimonio tecnológico esté siempre en aumento o que, al menos, se mantenga estable. Este tipo de auditoría se ubica como una especialidad de la auditoría administrativa, enfocada a evaluar la función de la tecnología (investigación, desarrollo e ingeniería), la función de producción, la función de personal y la función del sistema de información.
Se revisan objetivos, los cuales están ponderados de tal forma que permiten conocer tendencias de los datos inicialmente auditados a través del tiempo, tales como el objetivo de la verificación y seguimiento a largo plazo es precisamente esta evaluación.
Objetivos
Mediante una auditoría tecnológica se quiere identificar la situación en la que actualmente se encuentra la empresa y qué pasos se deben seguir para mejorar en las distintas áreas, tanto para avanzar tecnológicamente como para facilitar el desarrollo de su trabajo.
- Buscar una mejor relación coste-beneficio de las tecnologías empleadas.
- Establecer la estrategia tecnológica de la empresa.
- Identificar las tecnologías que deben incorporarse a la empresa y las que ya no son de interés.
Fases
De forma general, independientemente del método empleado, el proceso para la realización de una auditoría tecnológica es el siguiente:
1. Realizar un inventario tecnológico y evaluar la base de conocimiento. Para realizar un inventario tecnológico, es necesario realizar un inventario de la maquinaria, equipos y herramientas informáticas que posee la empresa. Para todos estos, habrá que establecer su estado de propiedad y el desempeño diario de cada uno, así como el estado actual de los mismos y los años de uso de cada uno de ellos.
2. Definir las tecnologías y los productos de la empresa.
3. Calcular los niveles de tecnología y analizar la posición de la empresa respecto a sus competidores.
4. Sacar conclusiones relativas al resultado del análisis de las tecnologías y la posición.
¿Por qué es importante realizar auditorías tecnológicas?
La importancia de las auditorías tecnológicas reside en la valiosa información que aporta acerca de su empresa:
- Identifica el potencial tecnológico de la empresa.
- Prioriza las necesidades y orienta las inversiones.
- Aprovecha las fortalezas detectadas y corrige las debilidades.
- Define qué condiciones debemos cumplir y qué tecnología necesitamos para ser competitivos.
- Identifica cuándo debemos adquirir tecnología.
- Aporta información acerca de la protección de la propiedad industrial.
- Permite obtener una evaluación independiente de las actividades de la empresa antes del proceso de inversión, así como para los potenciales socios inversionistas.
